changing frames setzt auf Integration statt Fluktuation: Wie PREcruiting gezielt Kosten einspart

Die Freude über den neuen Job verfliegt oftmals schnell, wenn die Realität des Unternehmensalltags die erhoffte Integration nicht ermöglicht. Eine Kündigung als entsprechende Quittung ist immer häufiger die folgenschwere Konsequenz, verbunden mit erheblichen Verlusten. Dabei geht es neben wirtschaftlichen Einbußen auch um Vertrauens- und Motivationsverluste sowie eine deutliche Schädigung der Unternehmenskultur. Gefährdet werden entsprechend Werte und Normen, die eine Organisation zusammenhalten und vorantreiben.

In diesem Kontext wird vielfach unterschätzt, dass das Recruiting neuen Personals lediglich einen einzelnen Schritt in Richtung einer auf Dauer angelegten Zusammenarbeit darstellt. Die wahre Herausforderung besteht nämlich in der erfolgreichen Eingliederung in und der Bindung an den Betrieb. Dabei liegt auf der Hand, dass es viel zu spät ist, wenn man sich erst im Zuge des Recruitings Gedanken darum macht.

Faktisch hinterlassen akquirierte Mitarbeitende, die sich nicht willkommen fühlen und zeitnah wieder gehen, eine eklatante Lücke. Regelmäßig betroffen ist allerdings auch die bestehende Belegschaft, die durch Fluktuation und damit einhergehende Überlastung massiv gefordert wird.

Die Kosten offener Stellen

Fehlbesetzungen – je nach Branche – schlagen in der Regel mit bis zu 70.000 Euro zu Buche, mitunter sogar deutlich mehr. Hinzu kommen die Rekrutierungs- und Einarbeitungskosten, die das Betriebsergebnis weiter schmälern. Gut zu wissen ist ebenfalls, dass es durchschnittlich etwa sechs Monate dauert, bis eine offene Stelle erneut besetzt ist.

Das Gravierendste allerdings sind die nicht direkt messbaren Auswirkungen auf die Teamdynamik und die Zusammenarbeit, die sich wie eine Spirale aus Frust und Fluktuation fortsetzen.

Bindung beginnt vor der Vertragsunterzeichnung

Wichtig ist das Verständnis, dass die eigentliche Arbeit nicht dann beginnt, wenn die Tinte unter dem Anstellungsvertrag getrocknet ist. Und auch nicht, wenn die Stellenanzeige entworfen wird. Unternehmen sollten schon im Vorfeld sicherstellen, dass ihre Teams auf den Zuwachs vorbereitet sind. Ellen Treder, Mitbegründerin des Unternehmens changing frames, betont: “Der Erfolg eines neuen Mitarbeitenden hängt zu einem großen Teil davon ab, wie gut dieser in die bestehende Belegschaft integriert wird und dass die Führungskraft hierfür ausreichend Verantwortung übernimmt.”

Nicht ausreichend sei es, sich lediglich auf das Preboarding und Onboarding zu verlassen. Die entscheidende Phase ist der Start – und dieser muss sowohl für den neuen Angestellten als auch für das Team gut geplant sein. Leitende Mitarbeiter, die sich des Arbeitsumfangs des Teams bewusst sind und entsprechende Freiräume schaffen, damit der Eingliederungsprozess gelingt, leisten einen entscheidenden Beitrag, letztlich auch zur Vermeidung von Fluktuation. Besonderes Augenmerk ist dabei auf Quereinsteiger:innen zu legen, die immer häufiger eingestellt und sogar gesucht werden. Diese treffen nicht nur auf ein neues Umfeld und eine neue Kultur, sondern auch auf bisher unbekannte Prozesse und Rahmenbedingungen. Das Frustrationspotential wird daher noch verdoppelt, wenn man nicht die Bedürfnisse dieser Zielgruppe besonders in den Blick nimmt.

PREcruiting: Plan statt Planlosigkeit

PREcruiting ist die Vorbereitung auf eine erfolgreiche und dauerhafte Bindung eines Kandidaten an einen Betrieb. Dabei dreht sich alles um klare Verantwortlichkeiten und ein in sich strukturiertes Vorgehen, weit bevor neue Mitarbeitende überhaupt einen Fuß in das Unternehmen setzen. 

• Wer übernimmt die Begrüßung und schafft erste Orientierung. Und zwar über Tage und nicht nur über die erste Stunde.
• Wer stellt sicher, dass der neue Kollege im Arbeitsalltag gut begleitet wird? 
• Wer sorgt dafür, dass der Arbeitsplatz rechtzeitig vorbereitet ist und die Technik funktioniert? 
• Wer erklärt von Anfang an, wie es im Unternehmen “wirklich läuft” und nimmt so Hürden und Frustration?

PREcruiting steht keinesfalls für einen spontanen Versuch, eine Lösung zu finden, wenn der neue Mitarbeitende bereits in der Tür steht. Es handelt sich vielmehr um eine bewusste, langfristige Haltung, die sicherstellt, dass jeder Schritt vor und während des Recruitings und des Onboarding Prozesses organisiert ist. Zwischen „Herzlich willkommen“ und „Bitte funktioniere schnell“ liegt nämlich genau der Unterschied, der darüber entscheidet, ob ein neuer Kollege bleiben wird oder nicht.

Was Teams stark macht – und Fluktuation schwächt

Starke Teams entstehen nicht aus ihrer Struktur allein, sondern aus der Nähe und dem Engagement ihrer Führungskräfte. Teams mit in sich verbundenen Mitgliedern gelingt es leichter, neue Kollegen wirklich willkommen zu heißen und sie zu integrieren. Hier sind die kulturellen Faktoren – Beziehung und Zusammenhalt – weitaus entscheidender als formale Regeln oder Benefits, die Mitarbeitende weiterhin anziehen könnten.

Am Beispiel des technischen Betriebs einer Universitätsklinik wird deutlich, wie eine Organisationsänderung zwar durch den Vorstand initiiert, jedoch durch die Mitarbeitenden auf allen Ebenen getragen und mit Leben gefüllt wurde. Diese echte, menschliche Integration und eine starke, solidarische Teamkultur binden die Mitarbeitenden langfristig. Beides zusammen – eine starke Organisation mit einem starken Team – macht den technischen Betrieb zukunftsfähig und ebnet den Weg, nicht nur die vorhandenen, sondern auch die künftigen Mitarbeitenden fest zu integrieren und zu motivieren.

Jeder Aufwand rechnet sich – und zwar schnell

Was zunächst als zusätzliche Anstrengung erscheint – die Integration, das Bindungsmanagement und die strukturelle Vorbereitung – zahlt sich zügig aus. “Unternehmen, die auf PREcruiting setzen, steigern neben der Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden ebenso deren langfristige Bindung an den Betrieb. Der positive Effekt dieser Investition zeigt sich also in Zahlen und einem engagierten, stabilen Team, das zu einer positiven Arbeitskultur beiträgt und die Fluktuation erheblich reduziert”, beschreibt Ellen Treder.

changing frames spricht Klartext: Was gilt es zu tun?

Was sollten Firmen ganz konkret leisten? Es reicht nicht aus, nur vorhandene Prozesse abzuhandeln. Im Einzelnen:

• Funktionierende Strukturen sicherstellen: Wenn die Organisation schon heute nicht funktioniert, wird sie es auch nicht mit neuen oder zusätzlichen Mitarbeitenden. Kopflos Einstellen verschärft das Problem vielmehr.
• Frühzeitige Einbindung des Teams: Schon im Auswahlprozess sollte das Team aktiv einbezogen werden. So entsteht ein besseres Verständnis und eine größere Akzeptanz für neue Mitarbeitende.
• Verantwortlichkeiten eindeutig regeln: Es muss von Anfang an klar sein, wer in welchem Bereich für die Integration zuständig ist, angefangen vom ersten Kontakt bis zur fortlaufenden Unterstützung.
• Einarbeitung als bewusste Phase begreifen: Einarbeitung ist keine bloße Pflicht, sondern ein entscheidender Bestandteil, um den neuen Mitarbeitenden als wertvollen Teil des Teams zu etablieren.
• Emotionale Vorbereitung des Teams: Das Team muss auf die Situation vorbereitet sein, sowohl organisatorisch als auch emotional. Ein neues Gruppenmitglied wird nur dann erfolgreich eingebunden, wenn das gesamte Umfeld die Veränderung willkommen heißt.

Wer PREcruiting versteht, denkt weiter

PREcruiting ist der Schlüssel zu nachhaltiger und langfristiger Mitarbeiterbindung. Die wahre Integration beginnt beim Team, welches den neuen Kollegen aufnimmt. Sofern sich Unternehmen bereits vor dem ersten Arbeitstag gut vorbereiten, gelingt es, Kosten zu senken und ein Umfeld zu schaffen, in dem sich Mitarbeitende willkommen fühlen. Sie bleiben dann aus Überzeugung.

“Investieren in PREcruiting bedeutet eine langfristige Entscheidung in stabile Teams, reduzierte Fluktuation und eine starke Unternehmenskultur”, resümiert die Expertin von changing frames. Mit bewusster Integration gelingt es, eine auf Dauer gut funktionierende, starke Organisation zu etablieren.